4Z, czyli dobra porażka w praktyce

Słyszeliście już o tym, że z porażek należy wyciągać nauki? Wtedy nie są porażkami, ale sposobem zdobywania doświadczenia. Kto z Was wie, co „uczenie się z porażek” oznacza w praktyce? Na czym ono ma polegać? Jak do niego podejść? Co zrobić, aby faktycznie się czegoś z nich nauczyć? Zapraszam do poznania prostej metodyki, która praktycznie odpowiada na powyższe pytania.

Ponieważ z wykształcenia jestem przede wszystkim informatykiem, a informatycy lubią jasno określone podejścia, algorytmy i struktury, myślałem nad tym, jak przełożyć uczenie się na porażkach na metodykę. Korzystając z doświadczeń wyniesionych z pracy trenera, doradcy, organizatora i słuchacza FuckUp Nigths, a przede wszystkim z doświadczenia praktycznej pracy z porażkami (planowanymi i przeszłymi) w roli coacha, opracowałem podejście, które umożliwia najbardziej moim zdaniem efektywną naukę z porażek. I jednocześnie dba o to, aby efekty tej nauki mogły zostać wdrożone w praktyce.

Nazwa 4Z pochodzi od nazw czterech kroków, których wykonanie Wam proponuję:

• zidentyfikuj

• zrozum

• zaplanuj

• zrealizuj

Przyjrzyjcie się, co kryje się za powyższymi hasłami…

 

Krok 1: Zidentyfikuj porażkę

Zbadaj, jakie błędy pojawiły się w trakcie zdarzenia, skończyło się porażką. Przyjrzyj się, co rzeczywiście było błędem. Czasami jest tak, że pojawiają się czynniki niezależne od tego, co byśmy zrobili. Jeśli nasz biznes upadnie, bo w naszą fabrykę uderzy spadający meteoryt – to nie jest błąd. Ale jeśli zaplanujemy zbudowanie fabryki w obszarze narażonym na regularne trzęsienia ziemi, to już jest nasza decyzja, która może skończyć się porażką. Przyjrzyj się podjętym decyzjom. Jaki wpływ miały na rezultat działania, na nie osiągnięcie zaplanowanego na początku celu.

Jak odkryć, co mogło być porażką? Można skorzystać na przykład z narzędzia zaproponowanego przez Institute Of Briliant Failures założonego przez profesora Paula Iske – autora pojęcia „brilliant failure”, czyli „dobra porażka” (jak przetłumaczyłem to na polski). Profesor zaproponował 20 archetypów, wzorców porażek. Korzystając z tych wzorców jak z listy kontrolnej mamy szansę zastanowić się, które z rodzajów porażek mogły wystąpić w naszym wydarzeniu, a dzięki temu lepiej zidentyfikować popełnione błędy. (więcej o tych archetypach napiszę wkrótce).

Krok 2: zrozum, z czego porażka wniknęła

Zbadaj co miało wpływ na wystąpienie błędów. Jakie było następstwo działań prowadzących do porażki? Jakie czynniki miały na nią wpływ? Czy nie było tak, że jedna porażka wynikała z innych?

Aby przeprowadzić taką analizę możesz skorzystać z takich narzędzi jak diagram Ishikawy, ułatwiający analizę przyczyn i skutków. Czy „5 razy, dlaczego”, pozwalający znaleźć prawdziwą przyczynę błędu.

Aby zrobić ten krok dobrze musisz być brutalnie szczery i wiarygodny.

Szczery wobec innych, ale przede wszystkim wobec siebie. Jeśli coś schrzaniłeś, podjąłeś złą decyzję, nie chciało Ci się tego zrobić – przyznaj się do tego przed sobą i innymi. Jeśli to Ty nawaliłeś, nie szukaj usprawiedliwień w złym prawie, podatkach czy wrednej konkurencji.

Badając przyczyny porażek musisz opierać się na faktach, a nie na „wydajemisię”. Bez liczb, danych, informacji pozyskanych z wiarygodnych, źródeł nie będziesz w stanie skutecznie zapobiec kolejnym porażkom.

Krok 3: zaplanuj działania naprawcze lub zapobiegawcze,

które w przyszłości mogą być wykorzystane w podobnych inicjatywach czy projektach. Wiedząc, jakie błędy można popełnić, co było przyczyną porażek, można wymyśleć wiele metod, które pozwolą ich uniknąć lub zminimalizować ich skutki. Skorzystaj z własnego doświadczenia, z wiedzy znajomych, przyjaciół, doradców.

Stwórz plan działania na przykład w postaci planu (i budżetu) projektu, który pozwoli usprawnić danych obszar. Przygotuj sobie listy kontrolne, z których będzie można korzystać do weryfikacji prawidłowości podejmowanego działania. Przygotuj przepisy, polityki, regulacje, które pozwolą uniknąć błędów w przyszłości lub umożliwią skuteczne działanie w momencie ich pojawienia się.

Krok 4: zrealizuj te działania.

To najważniejsza rzecz w typ podejściu. Choćbyśmy nie wiem jaką wiedzę na temat przyczyn porażek mieli, nie wiadomo jak dobre plany związane z zapobieganiem błędom, bez ich praktycznego użycia, plany i wiedza są nic nie warte.

Tak więc wdróż to, co zaplanowałeś w poprzednim kroku. Udostępnij listy kontrolne i każ pracownikom z nich korzystać.  Wzorem szpitali wydrukuj i rozwieś w miejscach, gdzie możliwe jest popełnienie błędu, instrukcje i plakaty pokazujące, jak należy prawidłowo działać. Przed ważnym wydarzeniem wdróż i zarządzaj rejestrem ryzyk, wraz z planami działania w przypadku ich wystąpienia. Popraw cechy produktu lub usługi. Wbuduj mechanizmy pozwalające unikać błędów tak, jak robią to na przykład dobrzy twórcy aplikacji.

 

Mam nadzieję, że powyższa metoda wydaje wam się równie prosta, jak mi. Prosta nie oznacza, że łatwa do realizacji. Każdy z tych kroków wymaga od nas siły, energii, obiektywizmu, pewnego nakładu pracy. Natomiast przyznam się wam, że stosuję ją od dawna tak w sprawach większych jak i mniejszych. O przykładach jej zastosowania na (ciągle jeszcze) żywym, moim organizmie napiszę już wkrótce.

 

fot. Katarzyna Cieślak