5+2 przyczyn porażek w zarządzaniu projektami

autor: Michał Stachura

Ciekawy film szkoleniowy Mariusza Kapusty, dobry do porannej kawy. Interesująco opisuje podstawowe przyczyny porażek projektowych, jakie są bolączką kierowników projektów (KP) w dużych organizacjach. Bazując na własnym doświadczeniu (również z położonych projektów), przedstawiam krótki opis przyczyn porażek w podziale na kategorie, zaproponowane przez Mariusza.

1. WTF projektowe, czyli oderwane od rzeczywistości wymagania

Choć na filmie przykład jest wg mnie nieco zbyt ekstremalny i świadczy raczej o chorobie psychicznej sponsora projektu, to jednak WTF projektowy bywa, że się zdarza. A z czego wynika? Ano z kilku rzeczy, które jeśli się na siebie nałożą ubijają projekt już na starcie. Przede wszystkim są to:
– brak wiedzy sponsora projektu odnośnie ilości pracy do wykonania
– brak doświadczenia członków zespołu projektowego
– zbyt szybka – bez odpowiedniego zbadania tematu – chęć poznania czasu i kosztu realizacji projektu. Ile razy w życiu, na pierwszym spotkaniu, po przedstawieniu wizji projektu usłyszałeś: “Ile to będzie kosztować?” Ja to słyszę na każdym  
– zbyt duża chęć zdobycia projektu i jego realizacji (sprzedawca wszystko Ci sprzeda)
– zbyt mało porażek projektowych na koncie (większa buta projektowa)

2. Sponsor nieobecny duchem

Także czasem spotykana sytuacja, choć nie wiedziałem, że aż zasługująca na wymienienie w raporcie, o którym wspomina Mariusz. Prawdę mówiąc często spotykam się z sytuacją odwrotną, zbyt zaangażowanego sponsora projektu chcącego wszystko wiedzieć. I jeden i drugi typ niszczą projekt a przyczyny tego stanu rzeczy?
– brak doświadczenia sponsora projektu w realizacji projektów
– nieumiejętne wytłumaczenie sponsorowi jego roli w projekcie. Tak – to rola KP, żeby właściwie określił rolę sponsora projektu i w dużym błędzie jest ten, kto teraz pomyślał o sponsorze, jako o osobie “Płać i nie zadawaj pytań” 

3. Znikające zasoby

Zdarza się. Raz w życiu miałem z tego powodu kłopot, kiedy mój znikający zasób zostawił mnie z rozgrzebanym w połowie projektem. Po jakimś czasie wrócił i wyjaśnił przyczynę, którą były… kłopoty miłosne. To dziś opowiadam, jako anegdotę, ale przyczyn “znikających zasobów” upatrywałbym gdzie indziej. Wg mnie są to:
– Nieodpowiedzialność członków zespołu projektowego (Millenialsi, troszkę więcej pokory. Jesteście dobrzy, ale czy to znaczy, że warto być aroganckim? 
– Brak jasno zdefiniowanego przez KP zakresu obowiązków zasobu. “Zasób” – zwłaszcza IT – realizuje zawsze plan minimum, co nie wynika z jego braku chęci czy lenistwa. To zawsze jest wynik zbyt dużej kolejki zadań do wykonania, tak więc jeśli KP się nie wysili i nie określi dokładnie, czego oczekuje od IT, nie dostanie tego.

4. Manipulacja priorytetami

Powiedziałbym, że jest to standard (w mniejszym lub większym stopniu) każdego projektu  Oprócz “Polityki”, o której wspomina Mariusz przyczyn tego typu problemów upatruję także w:
– Zbyt słabej pozycji KP w organizacji. Jeśli KP musi się łasić żeby coś wyprosić, będzie też bardziej skłonny do ustępstw względem innych, którzy (co naturalne) wykorzystają to na swoją korzyść. Idealna pozycja KP w organizacji to wg mnie pozycja niezależna od wszystkich innych działów, bezpośrednio raportująca do Zarządu/Prezesa będącego sponsorem projektu.
– Niedostatecznie dobrze przeprowadzonej analizie przedprojektowej i określeniu celu, do jakiego dąży organizacja (przepraszam zwolenników SCRUMa, ale tak to niestety jest 

 5. “Tchórz projektowy” – czyli syndrom unikania trudnych odpowiedzi

Częsty przypadek w korporacjach, ale z doświadczenia wiem, że im większy ściemniacz tym z większym hukiem wylatuje z organizacji. Czasem wystarczy poczekać. A przyczyny tego typu problemów? Mariusz właściwie je określił. Główną i jedyną przyczyną, bazując na moim doświadczeniu, jest zbytnie nastawienie organizacji na nagradzanie sukcesów i piętnowanie porażek. Wg mnie kompletne pomieszanie priorytetów, bo choć “nagradzanie porażki” brzmi jak herezja, pomyślcie, co zyskujecie, jako firma, organizacja, zespół projektowy, jeśli tak przewartościujecie swoje podejście do prac członków zespołu projektowego?

Na koniec dwa dodatkowe punkty ode mnie, które także zwiastują nadchodzącą porażkę projektu

6. Rozmycie wizji realizowanego projektu

Coś, co często zdarza się przy dłuższych projektach, co jest całkowicie zrozumiałe. Jeśli projekt trwa rok lub dłużej, obejmuje znaczną część organizacji, organizacji, która przecież musi normalnie pracować i funkcjonować, nie może się zatrzymać i zacząć realizować tylko ten jeden projekt, bywa, że po jakimś czasie ludzie zapominają, do czego dążą. Mało tego, bywa że ten cel w takcie projektu się nieco zmienia a członkowie zespołu projektowego o tym nie wiedzą! 
Nieskończenie ważną rolą w tym by każdy, zawsze wiedział, do czego dąży jest ciągłe przypominanie przez KP by tak właśnie było. Bez szczegółowo określonej wizji, do jakiej się dąży nigdy się do niej nie dojdzie

7. Słomiany zapał członków zespołu projektowego.

Temat trudny i zahaczający o szeroko pojętą motywację pracowników. Oprócz wspomnianej niewłaściwej motywacji, jakie widzę tu jeszcze przyczyny?
– Brak doświadczenia KP i członków zespołu w realizacji długotrwałych projektów
– Nagradzanie przez organizację finalnego efektu prac (na koniec projektu) a nie nagradzanie postępu prac (nie, to nie muszą być nagrody pieniężne)
– Błędy w systemie edukacji w Polsce (bardzo szeroki temat, na razie zostawiam, jako hasło bez dalszego komentarza)

Podsumowując:
Ciekawy film, warto zobaczyć i pomyśleć o wymienionych zagrożeniach zwiastujących problemy. Jeśli jesteś KP nie bój się trudnych odpowiedzi. Jeśli tylko czujesz, że na choćby jednym ww. polu coś idzie nie tak, zastanów się, jakie mogą być tego przyczyny. Inaczej możesz mieć problem 

Zapraszam na film!


O Autorze

Michał Stachura – Właściciel firmy Santri Michał Stachura (santri.eu) zajmującej się wsparciem graficznym i informatycznym firm, instytucji i agencji marketingowych. W przeszłości – współtwórca Systemu Bankowości Internetowej Alior Banku.
Od lat zajmuje się analizą biznesową i tworzeniem wymagań serwisów internetowych. Dociekliwy, dokładny i rzetelny. Stale rozwija swoją wiedzę na temat nowinek informatycznych, co ciekawsze znaleziska publikuje w cyklicznym newsletterze R&D jaki rozsyła do zainteresowanych osób.
Prywatnie – czterdziestolatek. Ojciec dwójki dzieci. Pasjonat szachów, koszykówki i dobrej muzyki.