Anita Kijanka: Porażki i dobre praktyki w organizacji eventów.

Anita Kijanka to m.in. pomysłodawczyni i organizatorka spotkań Wensujanki oraz projektu Strong Women in IT – badania zbierającego wiedzę o „silnych kobietach w IT”. W wywiadzie zdradziła nam jakich błędów unikać przy organizowaniu eventów(a zorganizowała ich około 300) czy też na co warto zwracać uwagę zapraszając prelegentów i widzów. Jest też historia pewnego fuckupu…

SŁUCHAJ

więcej podcastów

 

OGLĄDAJ

więcej filmów

 

CZYTAJ

Rozmowa z Anitą Kijanką

Jarek Łojewski: Cześć, moim gościem jest Anita Kijanka.

Anita Kijanka: Dzień dobry.

Anita, nie wiem czy siebie opisałaś, czy Forbes Cię opisał jako osobę, która na co dzień wkłada swoje serce w komunikację medialną firm zajmujących się najnowszymi technologiami czy też pewnie IT.

Tak.

Jesteś jedną z… jesteś pomysłodawczynią Wenusjanek. Możesz coś więcej powiedzieć o tym projekcie?

Tak. Jakiś czas temu stworzyłam taką inicjatywę adresowaną do kobiet, która niesamowicie rozeszła się po Polsce. Ponieważ w ciągu tak naprawdę dwóch lat byliśmy w 5 miastach w Polsce. I robiliśmy rocznie 25 eventów, na które przychodziło ponad 2,5 tys. kobiet. To był projekt, który dał mi niesamowicie dużo frajdy, relacji. Ogromnie dużo mnie nauczył. I chociaż go zawiesiłam 3 lata temu to do tej pory ludzie się jeszcze pytają o ten projekt. Do tej pory zapisują się kobiety do naszego newslettera. I co jeszcze ciekawe zgłaszają się firmy, które chcą brać udział w tym projekcie. Więc tak, to zdecydowanie był jeden z tych projektów, który solidnie wpłynął na moją karierę zawodową i chyba dostałam praktycznie wszystkie możliwe nagrody za promocję kobiecej przedsiębiorczości, właśnie dzięki temu.

Łącznie, ile było tych eventów?

O mój boże, z 60?

60, super. A co dalej z tym projektem?

Wiesz co, na razie jest zawieszony, na razie poszłam w stronę IT, ponieważ w momencie, kiedy agencja zaczęła bardzo mi się rozwijać, to zaczęłam mieć taki trochę konflikt, bo Wenusjanki to były o biznesie, o takim well-being, czyli moda, zdrowie, uroda, pielęgnacja ciała, czas wolny i super trudno było mi znaleźć, pogodzić te wszystkie wiedze, tą informację. Jak tutaj uczyć się o tym, co się dzieje w nowych technologiach, a jednocześnie wiedzieć, kto ciekawy jest w modzie, kto ciekawy jest w takich kwestiach społecznych czy zdrowotnych. No więc zawiesiłam. Poszłam w kierunku kobiet, które zarządzają firmami IT w Polsce i na świecie. Może to jakoś połączę, jeszcze nie wiem. Czekam co mi świat przyniesie. Ale na pewno dalej jestem w grze, jeśli chodzi o tematy kobiece.

Ok, super. Skoro masz takie doświadczenie dotyczące organizacji eventów, to grzechem byłoby nie zapytać Ciebie, na co należy zwrócić uwagę przy organizowaniu wydarzenia, żeby nie popełnić jakiś błędów, które później mogą skończyć się jakimiś porażkami?

To chyba nawet mogłabym kolejny doktorat o tym napisać.

Ok, to się kiedyś umówimy na wywiad do książki.

Nie ma problemu. Wiesz co, po pierwsze trzeba zacząć od siebie. Czyli załóżmy, że wymyślasz jakiś projekt eventu, musisz zacząć od siebie, co ty tym eventem chcesz osiągnąć. Na przykład odnośnie Wenusjanek. Ja, jak tworzyłam Wenusjanki, to one były odpowiedzią na to, że jako Kielczanka przeprowadziłam się do Warszawy i nie miałam koleżanek.

Ok.

I miałam same męskie towarzystwo, no bo branża IT. No więc stwierdziłam, że zacznę chodzić na kobiecie eventy. Ale te eventy nie pasowały mi, bo były bardzo reklamowe i takie, pokazywały słabość kobiet zamiast taką siłę, którą ja chcę promować, więc stworzyłam własny.

A co to znaczy, że pokazywały słabość kobiet? Tak w praktyce?

Bardzo dużo pokazywane było, że no, my, biedne kobiety, musimy sobie jakoś poradzić. Musimy jakoś znaleźć czas na jedno i na drugie. A ja wolę pokazywać przykłady kobiet, które dają sobie świetnie radę, są pozytywnie do tego nastawione, nie marudzą w tym wszystkim. Oczywiście każdy z nas ma swoje gorsze i lepsze dni, ale one czerpią siłę z tego bycia i mamą, i siostrą, i przyjaciółką, i żoną, ale i bizneswoman.  I ja chcę się otaczać takimi kobietami, które właśnie takie są. Bo Wenusjanki dały mi kupę przyjaciółek, które mam teraz w całym kraju, gdziekolwiek nie jadę, to po prostu lista kolejkowa jest z kim się umówię na kawę. Czyli ja chciałam mieć koleżanki i ja stwierdziłam, że nie jestem jedyna, która ma taką motywację, więc trzeba zacząć o tego co chcę osiągnąć. Ja chciałam mieć koleżanki i mi się to udało. Przy okazji poruszyłam parę innych koleżanek, które się zaprzyjaźniły, które robiły później razem wspólnie projekty, które robiły wspólnie biznesy, wyjeżdżały na wakacje.

Ok, wróćmy do tych porażek, do tych błędów.

No dobra, to więc pierwsza rzecz, rozgadałam się, wiadomo, więc co chcę osiągnąć. I sobie myślę, po czym poznam, że ten event zorganizowałem dobrze. Następnie kogo powinienem zaprosić, żeby ten cel zrealizować. Czyli kto ma mówić, kto jest speakerem czy panelistą, a kto ma przyjść i posłuchać tego. To jest kolejna rzecz. Następnie, gdzie to zrobię, czyli tak jak tutaj na infoShare mamy ogromną przestrzeń, bo tematów jest dużo, ludzi zainteresowanych tematem jest dużo. Staramy się to wszystko dograć. Szukamy partnerów, też nie zawsze jesteśmy w stanie wszystko sami finansować.

Dużo firm jest, którym odpowiada tematyka, którą się zajmujesz i chętnie by się zaangażowali czy to finansowo, czy merytorycznie, czy barterowo oferując różne świadczenia. Więc kolejna rzecz. No i następnie musimy to nagłośnić, czyli promocja. I to jest coś, co sprawia, że bardzo często przesądza o sukcesie danej firmy. Bo teraz żyjemy w takich czasach, gdzie dane nas po prostu bombardują.

Tak, to się zgadza…

Z każdej strony mamy informacje, żeby coś zrobić, a eventów na Facebooku jest od groma i nie wiadomo, co tu zrobić, co wybrać. Więc warto jest poukładać sobie to wszystko i zastanowić się, kiedy najlepiej takie wydarzenie zorganizować, żeby przyciągnąć moją grupę docelową. Czyli źle jest zrobić event w tym samym czasie, w tej samej tematyce co infoShare, chyba że gdzieś daleko, daleko. No bo wiadomo, że one się trochę kanibalizują. Czyli sprawdzam sobie w kalendarzu, jak się kłócą te moje daty, które sobie ustaliłem z datami innych dużych konferencji, które są do tej samej grupy docelowej i ten samej tematyce. Trudno jest, bardzo trudno jest generalnie mam bardzo złe doświadczenie, ja osobiście, z organizacją imprez w styczniu i we wrześniu.  

Nam się w styczniu udało. Podpowiem, że Anita też nam podpowiedziała parę rzeczy. Przy okazji dziękuję.

Nie ma problemu. Polecam się. Więc dla mnie jest to trudne do zorganizowania, bo ostatni miesiąc przed eventem to jest bardzo solidne ciśniecie komunikacji. Ciśniemy, działamy itd. Prosimy dalej. Prosimy o udostępnianie, zapraszanie.

A tu święta w grudniu, prawda? A z kolei w sierpniu wszyscy na wakacjach. To jest bardzo trudne, więc ja osobiście odradzam. Luty i w górę i do czerwca, i potem od października do listopada. To są takie dobre daty, jak sobie zobaczysz, to właśnie największa kondensacja eventów jest wtedy.

Następny Dzień Porażki będzie na wiosnę w przyszłym roku, więc luty i dalej.

Zapraszamy już teraz.

Tak. 

Zatem ustalamy sobie datę, no i też nie można ani za wcześnie, ani za późno zacząć komunikacji. No bo możecie, na przykład infoShare, podejrzewam, że już w sierpniu albo i w lipcu powie nam, kiedy jest kolejna data imprezy. Bo to jest skala, skala eventów jest taka, że muszą dużo wcześniej wiedzieć o tym evencie. Ale pytanie czy Ty też masz taką potrzebę, że już rok wcześniej zapowiadasz. Czasami to nie jest konieczne. Jeżeli szukasz partnerów, którzy zaangażują się też finansowo, to oni mają też swoje terminy, kiedy planują budżet, prawda? Ty też musisz to uwzględnić w swoim harmonogramie planowania organizacji wydarzenia.

Czyli im możesz odpowiednio wcześniej powiedzieć – słuchajcie planuję na wiosnę konferencję o porażce, to już teraz zacząć dreptać i pytać się, czy chcieliby się zaangażować, wtedy to jest ok. Niż na przykład miesiąc wcześniej powiedzieć – słuchajcie wesprzyjcie nas, bo mamy z tym problem. Czyli też to sobie bierzemy pod uwagę. Ja myślę, że takie dobre 3 miesiące przy nowym projekcie, przy ilości, bo też ilość osób, jaką chcemy zgromadzić jest ważna, przy projekcie takim na 100-200 osób, przy płatnym projekcie na 100-200 osób, to 3 miesiące to jest takie minimum.

I wtedy zaczynamy, ustawiamy sobie komunikację tak, żeby zwiększyć zainteresowanie. Czyli nie staramy się przedstawić wszystkich najciekawszych smaczków, jakie będą na evencie od razu. Bo jeżeli na przykład, idźmy konkretami, robisz event w maju, zaczynasz komunikację styczeń, koniec stycznia, luty. To jeżeli powiesz wszystkich prelegentów na początku, no to nie do końca może się to sprawdzić. Ale jeżeli powiesz, co chcesz osiągnąć, jakie są cele, sprawdzisz, że na rynku brakuje takich tematów, no bo jak zrobisz kolejny event o motywowaniu, to tego jest dużo, prawda?

Prawda.

Więc też musisz znaleźć swój wyróżnik, co Cię wyróżnia, więc mówisz, jaka jest misja, co chcesz zrobić z tym, no i starasz się skierować do swoich osób, które faktycznie interesują się tym tematem. Następnie bierzesz petardę, jedną z, bo musisz mieć kilka przygotowanych. Bierzesz petardę, czyli fajnego mówcę, fajną prelegentkę, która opowie o swoich doświadczeniach, czy o podejściu do tego, jak to chciałaby zrobić.

No i robisz trochę szumu wokół tej osoby. Starasz się, żeby z tą osobą coś zrobić, jakiś wywiad, może nagranie wideo, gdzie ona zapowie, o czym będzie mówiła albo przedstawi fragment życia, albo jakiegoś projektu, który realizowała, a który następnie będzie rozwinięty w trakcie konferencji. I następnie działasz dalej i przypominasz się – słuchajcie już zaraz, już zaraz. Potem dajesz coś drobniejszego, żeby nie było tak, że po prostu jest duża pustynia pomiędzy tym. Czyli planujesz sobie całą komunikację, starasz się tak wyważyć, żeby nie zdradzić wszystkich na raz, nie wrzucić wszystkich do jednego worka, tylko to porozkładać.

Na konferencjach, co jest najważniejsze? Networking, prawda?  Czyli z jednej strony ta wiedza i raport nasz pokazał, że to kobiety, głównie zarządzające kobiety w IT uczą się przede wszystkim na konferencjach, więc musisz pomyśleć, jak ty sprawisz, że te kobiety, prelegenci czy mężczyźni, do których adresujesz swój projekt, będą mogli skorzystać z kontaktów, jakie tam będą.

Powiem Ci, że to jest ciekawe, dlatego że w ankiecie, którą robiliśmy po dniu porażki, właśnie pojawiły się głosy, że brakowało tego networkingu, więc myślimy, jak to zrobić przy następnej edycji.

Tak, zdecydowanie, ja uważam, że… zobacz, bardzo dużo ludzi przyjeżdża na infoShare, ale ja znam naprawdę kilkanaście, które nie chodzą na prelekcje, mimo że są naprawdę genialni prelegenci. Ale one czynnie uczestniczą w życiu tutaj, prawda? Tutaj na korytarzach, na sofach, w trakcie wieczornych spotkań.

Bo one czerpią ten know-how od ludzi, z którymi rozmawiają.

Możesz mnie do tej listy dopisać, bo ja mam tak samo.

No właśnie, no więc zobacz, skoro jest gro… tak naprawdę czasami konferencja merytoryczna jest hiper ważna, bo o niej świadczy to, że ktoś przyjedzie, ale to te kontakty, prawda? Ta możliwość zaanimowania przestrzeni, bo czasami wystarczy przestrzeń zaanimować, zostawić fajne pufy, dać jakieś ciastka wokoło. Po prostu zarządzając przestrzenią zachęcić do tego networkingu. Sprawić, że ci ludzie będą widzieli w tym wartość dodaną. No bo jak nie będę widzieć tej wartości dodanej, to nie przyjdą po raz kolejny. A chodzi o to, żeby przychodzili regularnie. My na przykład na Wenusjankach i to się super sprawdziło, mieliśmy zabawę. Mieliśmy zabawy, które zachęcały wręcz, zmuszały w jakimś stopniu, tylko tak pozytywnie, te kobiety do tego, żeby one ze sobą się poznały. I co jest ciekawe, to jest dla mnie naprawdę wielkim hitem, okazało się, że kiedy któryś raz z rzędu przyszła do nas jakaś, robiliśmy konferencję w innym mieście, nowe osoby pytały się, kiedy będzie ta zabawa integrująca ludzi. 

Ok.

Naprawdę. Tylko to też trzeba wiedzieć, kiedy to zrobić, bo jest potem problem z usadzeniem tych osób z powrotem na miejsca. Ale to naprawdę u nas było takie fajne, że te kobiety miały okazję poznać się i porozmawiać ze sobą. Więc pomyśl o tym, jak robisz kolejny jak możesz stworzyć przestrzeń czy zaaranżować przestrzeń, żeby ci ludzie mieli okazję do porozmawiania ze sobą.

Tak. I też Ci powiem, podzielę się takim drobnym doświadczeniem swoim. Jak robiliśmy FuckUp, to zawsze było tak, że po dwóch prelegentach była przerwa właśnie na networking. A później była pozostała dwójka prelegentów. Też zauważyłem, że ci co przychodzą sami, to siedzą sobie sami gdzieś tam. Aa ci co przychodzą w grupkach, to w tych grupkach nawet na przerwie są. I wymyśliliśmy kiedyś taką zabawę, że na nalepkach, które mieli ludzie jako identyfikatory, narysowaliśmy kropki w ośmiu różnych kolorach. Losowo było to rozdawane. I przed przerwą poprosiłem ludzi, żeby znaleźli osoby, którzy mają taki sam kolor kropki i ze sobą porozmawiali.

To jakby zadanie było żadne, ale nagle okazało się, że ci ludzie wstali i ruszyli do siebie po prostu. Wystarczyła tylko taka drobna inspiracja.

Ja nawet idę jeszcze prościej, chociaż to był super pomysł, naprawdę, naprawdę super pomysł. Kiedyś byłam na balu, gdzie trzeba było tak znaleźć swojego partnera i zatańczyć z nim. To też było bardzo przyjemne. Ale po prostu prosimy – wstań i podejdź do trzech nowo poznanych osób, nawet tych, których nie znasz. Powiedz im jak masz na imię i dlaczego przyszedłeś na ten event. To jest rewelacyjne.

Czyli trzeba dać pretekst do tego, żeby chcieli z kimś obcym porozmawiać. Co jeszcze? Na co jeszcze się warto przygotować?

Warto się przygotować na to, że żyjemy w czasach, kiedy ludzie szybko uzyskują informacje, więc musi być dobry internet. Musisz upewnić się, że przestrzeń, w której robisz event ma swoje Wi-Fi. Bo to też wbrew pozorom potrafi wkurzyć. Bo czasami przychodzą ludzie z laptopami, chcą coś odpisać na jakieś maile, tutaj niby słuchają, a tutaj odpisują na projekty jakieś.

Tak, jak jeden z pomysłodawców z Infoshare, Marcin Pokojski. Opowiadał kiedyś na FuckUp Nights o różnych porażkach w infoShare. W jednym z wydarzeń był problem z Wi-Fi i to bardzo głośno się odbiło później.

Tak, to jest bardzo ważne, to jest bardzo ważne. Co jeszcze? Myślę, że jak mamy bilety płatne, to warto jest zrobić promocję i ucinać te promocje. Czyli na przykład, jak nawet infoShare robi – kup 2 bilety w cenie jednego. Potem informuje – słuchaj za chwilę będziemy podnosić ceny biletów. Więc warto sobie rozłożyć tę informację o tym, że te bilety będą w troszeczkę zmienionej cenie. I żeby ta cena była coraz mniej korzystna. Dlaczego? Bo ja oczywiście nie mam problemu z bezpłatnymi eventami i robiłam ich chyba najwięcej w swoim życiu. Ale kwestia jest tego taka, że nie szanujemy rzeczy, które są za darmo. I nawet jeżeli ten bilet miałby kosztować 50 zł, to ktokolwiek prędzej zdecyduje się na udział w wydarzeniu, kiedy w coś zainwestuje.

Bo jeżeli w coś nie inwestujemy, to traktujemy to bardzo po macoszemu i lekceważymy. A to jest strasznie przykre, to jest strasznie przykre, bo ja też to przeżyłam. Promocja wyszła super, działania były ekstra, prelegenci, ale niestety zapisało się 50 osób. Ja wtedy nie wiedziałam, że trzeba jednak trochę więcej tych osób mieć przy bezpłatnym evencie, no i przyszło 10. I to jest strasznie przykre. To jest chyba najbardziej przykre. I ja naprawdę czasami miałam porażki w tym obszarze, nie życzę tego nikomu, ale sama wyciągnęłam wnioski.

Ja też mam takie doświadczenie, że może być tak, że na bezpłatny event przyjdzie bardzo mało, bo 20% czy 50% zapisanych. Więc przy FuckUp Nights robiliśmy tak, że większy booking robiliśmy.

U nas jeszcze niestety pogoda się zepsuła. Deszcz padał. A w Warszawie jak deszcz pada, to jest dramat. Nikomu się nie chce wyjść z domu. Także niestety trochę rzeczy nam wyłożyło się wtedy, no ale tak, to było trudne. To jest przykre.

Czy mogłabyś nam zdradzić jakiś fuckup, jaki miałaś w trakcie tych wydarzeń? Jak z niego wybrnęłaś, czego się z niego nauczyłaś?

Miałam, tych fuckup-ów miałam tak dużo, ale mam taki jeden, taki szczególny. Na Wenusjankach mieliśmy zawsze 3 panele – moda, zdrowie i uroda, inspiracja i biznes. I jedna taka świetna firma z Krakowa, bo to była impreza w Warszawie, powiedziała, że chce być partnerem całego wydarzenia. Całe wydarzenie, nie chcą nikogo innego. Oni mają być tym decyzyjnym. Mówię – no dobrze. Zainwestowali też finansowo. Oni też wtedy mieli stoiska, czyli można było sobie zrobić włosy, uczesać się, makijaż zrobić. No i event jest, dzwonią do mnie rano – Anita jedziemy do Ciebie. Super. I po drodze mieli wypadek.

Wyobraź sobie. Nie masz w ogóle welcome pack-ów, bo zawsze mieliśmy fajne welcome pack-i dla naszych pań. Nie masz stoisk, bo okazało się, że tego pana nie będzie ze swoim zespołem. I praktycznie nie masz prelegentów. A event już za parę godzin. Wtedy bardzo szybko podzwoniłam po moich koleżankach i kolegach. Udało nam się ściągnąć wybitne postaci, naprawdę nie podejrzewałam, że one będą dostępne, wyszło to. Zrobiłam tak, że te panie, które było płatne 50 zł, takie symboliczne właśnie, żeby przyszły. Umówiłyśmy się, że z racji tego, że nie było tych wszystkich atrakcji, które obiecywałyśmy, kolejny event mają za darmo.

Jak to zostało odebrane?

Zrozumiane. Po prostu przyjęli do wiadomości. No nie wpłynę na to.

Rozumiem.

Nie ogarnę, prawda? Nie dasz rady.

Często mamy takie wrażenie, że ludzie będą mieli pretensje o wszystko, jednak ludzie potrafią zrozumieć.

Jak im powiesz prawdę, a nie, że kręcisz nosem i starasz się przykryć jaka jest rzeczywistość. Więc ja im powiedziałam wprost – no słuchajcie, no wywaliło się. Wywaliło się, ale obiecuję wam, że będzie fajnie – było fajnie. I macie następny event za darmo.

Super. Słuchaj, dziękuję bardzo.

Dziękuję bardzo.

Mam nadzieję, że przy następnym Dniu Porażki też będę mógł skorzystać z Twojej wiedzy.

Śmiało, możesz dzwonić.

Moim gościem była Anita Kijanka. Dziękuję bardzo.

Bardzo dziękuje.

 

Rozmowę zrealizowano w trakcie konferencji infoShare 2019