Jak usprawniam swoje życie małymi krokami, czyli 4Z w praktyce.

Opiszę Wam, jak podejście 4Z działa na moim przykładzie. Nie chodzi tutaj o analizę porażki w projekcie wartym $5.000.000, ale o sprawy bardziej „banalne”. Staram się usprawniać swoje działania drobnymi krokami, które w sumie składają się na pewien efekt zadowalający* moich bliskich i znajomych.

Spóźnialski

Moi bliscy nie lubią, jak się spóźniam. Kilka razy przez to miałem wyrzuty, że mnie nie ma i nie wiedzą, co ze mną się dzieje. Powodem takich nieprzyjemnych rozmów najczęściej nie był sam fakt spóźnienia, ale to, że nie wiedzieli, co się ze mną dzieje (z1). A ja na przykład nie dzwoniłem, bo szkoda mi było na to czasu, śpiesząc się na umówione z nimi spotkanie (z2). Aby uniknąć powtarzającej się regularnie porażki postanowiłem, że w takiej sytuacji będę po prostu dzwonił czy pisał SMSa, nawet jeśli oznacza to kolejne kilka minut spóźnienia (z3).  Dzisiaj, kiedy w podobnej sytuacji czuję, że może jednak nie zadzwonię, bo czas leci, przypominam sobie wspomniane wyrzuty i… dzwonię oszczędzając nerwy obu stron (z4).

Zapominalski

Zdarzało mi się dostawać w pracy ochrzan za to, że nie zrobiłem czegoś, co obiecałem. Tymczasem w wielu przypadkach zrobiłem to, ale zapomniałem o tym… poinformować. Mój błąd polegał w większości na tym, że mimo iż napisałem maila z informacją o wykonany, zadaniu, to nie nacisnąłem guzika „Wyślij”(z1). Powodem było zawsze to, że coś mnie odrywało od jego wysłania – a to ktoś zadzwonił, a to przyszedł z jakąś sprawą. a to kawa w kuchni zapachniała…(z2) A maila odkrywałem w folderze „Do wysłania” przypadkiem albo po otrzymanej reprymendzie. Wymyśliłem więc, że po pierwsze, jak mam jakiegoś takiego maila do napisania to staram się nie przerywać do wysłania. Proszę wtedy dzwoniącego lub przychodzącego, aby poczekali. Po drugie, jak wysyłam coś istotnego upewniam się, że kopia maila pojawiła się w folderze „Wysłane”. I po trzecie, folder „Do wysłania” mam tuż po folderem „Przychodzące maile” (po staropolsku – „Inbox”), więc patrząc na to, ile maili przyszło, mimowolnie widzę, ile czeka na wysłanie. I w końcu po czwarte – staram się co najmniej raz dziennie zaglądać do skrzynki”Do wysłania”. Tak na wszelki wypadek(z3+4).

 

Niesłowny

Dosyć często zdarza mi się rozpoczynanie pracy z nowymi osobami, z którymi jeszcze chwilę temu nie znaliśmy się w ogóle, albo słabo. Ponieważ lubię robić dużo rzeczy na raz, to często mi coś umyka. Coś, co obiecałem zrobić, sprawdzić, zapytać, umówić, polecić, napisać…(z1) Lista niestety jest długa. Kończy się to czasem milczącym rozczarowaniem osób, którym coś obiecałem, czasami skomentowaniem tego mniej lub bardziej publicznie, a czasem po prostu wyrobieniem sobie u niektórych opinii niesłownej osoby. Niestety jak widać – prawdziwej.

Niektóre osoby zapytane, czemu się nie przypominały mówiły mi, że krępowały się, bo „ty robisz nam przysługę”. Co nie zmienia faktu, że takie moje zachowanie nosi znamiona porażki…

Próbowałem już przypomnień w kalendarzu, planowania dziań, karteczek przylepianych w widocznych miejscach i innych mniej lub bardziej technicznych wynalazków. Żaden nie działał, bo… z roztargnienia lub braku czasu z nich praktycznie nie korzystam(z2). Zastanawiałem się, co mogę z tym zrobić. W końcu stwierdziłem, że podejdę to tematu z drugiej strony. Od kilku lat osobom, z którymi rozpoczynam współpracę, wprost mówię: „Jestem roztargniony i zapominalski. Więc nie bójcie się przypominać i egzekwować to, do czego się zobowiązałem, na co się umówiliśmy. Możecie być upierdliwi i nachalni. Jeśli będzie mi to z jakiegoś powodu przeszkadzało, to Was poproszę o odpuszczenie. Ale inaczej – nie krępujcie się.”.(z3+4)

 

W Ty czym się pochwalisz, jeśli chodzi o usprawnianie Twojego działania?
Jeśli chcesz podzielić się swoją historią, napisz do mnie!

 

*w każdym razie bardziej zadowalający, niż byłby, gdybym takich działań nie podejmował 😉

PS. z1-z4 to kolejne kroki 4Z, które opisałem tutaj.