13 porad, jak nie ponieść porażki pracując z Trudną Osobą

W trakcie codziennej pracy czy uczestnicząc w projektach lub innych zdarzeniach możemy spotkać osoby, z którymi z jakiegoś powodu współpracuje się nam trudniej, niż z innymi. Nie potrafimy się z nimi dogadać, robią nam „pod górkę”, bojkotują naszą pracę, dewaluują ją, nastawiają przeciwko nam innych ludzi. Zdarza się, że zmieniają co chwilę zdanie czy wręcz kłamią nam czy naszym szefom o relacjach z nami. Jak radzić sobie z taką Trudną Osobą, jeśli mimo wszystko chcemy dokończyć projekt czy też musimy współpracować z takim klientem?

Z mojego doświadczenia wynika, że tak naprawdę problem nie tkwił w tym, kim jest taka osoba, ale w moim podejściu do tego typu ludzi. To dawno dokonane odkrycie zmieniło moje myślenie z pozycji „jak mogę ich zmienić” na „jak ja mogę zmienić swoje podejście, aby lepiej z takimi osobami współpracować lub wyjść cało z kontaktów z nimi”. Brzmi dziwnie? No cóż, łatwiej jest nam zmienić własne podejście i zachowanie w stosunku do innych ludzi niż zmienić taką osobę.

Jeśli jednak masz przed tym opór („Dlaczego ja mam się zmienić, a nie on/ona?”), to… masz problem. Pisząc poniższe zakładałem, że chcesz, aby te relacje były lepsze. Jeśli jednak uważasz, że Ty jesteś „ponad opinie innych” – nie czytaj dalej. Daj ten tekst tym „innym” do przeczytana. Niech zobaczą, jak mogą podejść do problemu, który być może… Ty stwarzasz.

Złota zasada: zanim zaczniesz oceniać i zmieniać innych, przyjrzyj się i zmień siebie.

Jeśli poczujesz, że Twoje relacje z jakąś osobą stają się ciężkie, niemiłe, że trudno Ci się z nią porozumieć, zanim skorzystasz z metod, o których piszę dalej, spróbuj wykonać następujące ćwiczenia:

1. Pomyśl, co Ty takiego robisz, co może wzbudzać w drugiej osobie negatywną reakcję

Może ona nie lubi rozmawiać z ludźmi pod krawatem. Lub przeciwnie – uważa, że t-shirt z napisem „XXX Pany!” i „kubotki na skarpetki” to nie jest strój „dobry na każdą okazję”? Może woli używać w rozmowie literackiego, a nie luzackiego języka? Może odstręcza ją twój nadmiernie techniczny, specjalistyczny, a w efekcie niezrozumiały język? Przyjrzyj się sobie i reakcji na Twoje zachowanie. Staraj się zminimalizować te rzeczy, które mogą mieć negatywny wpływ na wasze relacje.

2. Zastanów się, co Tobie przeszkadza w relacji z daną osobą

Przeanalizuj sobie na spokojnie rozmowę, która Cię zdenerwowała. Zobacz, w którym momencie pojawiło się to zdenerwowanie. Co wydarzyło się tuż przed taką chwilą? Co spowodowało, że „skoczyło Ci ciśnienie”. Być może jest to jakiś drobiazg, który Tobie nie pasuje, którego nie lubisz, który cię denerwuje.

Przykład: Niektórzy bardzo nie lubią, kiedy ich rozmówca nie patrzy im w oczy w trakcie rozmowy (a niektórzy mają dokładnie odwrotnie). Wbrew mądrym książkom o „mowie ciała” nie zawsze jest to oznaka, że ktoś kłamie czy chce Ciebie oszukać. Zazwyczaj jest to naturalne zachowanie takiej osoby – „ten model tak ma”. Może wynika to z nieśmiałości? Może z respektu do Ciebie? A może jest zdenerwowana tematem rozmowy? Jeśli to zrozumiesz, łatwiej Ci będzie zaakceptować takie zachowanie i nie traktować go jako coś „złego”.

3. Pomyśl o tym, czym różnisz się od Twojego rozmówcy

To nie jest prawda, że wszyscy „ludzie są informatykami” (czy np. „sprzedawcami”, „startupowcami”, „biegaczami” czy „fanatykami social mediów”). Jeśli pracujemy w jakiejś branży siłą rzeczy wydaje nam się, że świat jest taki, jaki postrzegamy z perspektywy tej branży. Wpływa to na nasz sposób komunikowania się z ludźmi, na formułowanie tez, na metody prowadzenia dyskusji czy na rodzaj przygotowywanych argumentów. Jeśli spotkamy osobę, która jest „z innej bajki” to możemy mieć problem w porozumieniu się z nią i wejdziemy wówczas na poziom „trudnych relacji”.

Nawet wewnątrz branży IT, w której pracuję na co dzień, mamy różne typu ludzi – różne osobowości, różne potrzeby związane ze sposobem komunikacji czy budowania relacji. Jedni lubią krótkie, rzeczowe rozmowy, z konkretnymi liczbami i działaniami. Inni wolą najpierw porozmawiać o pogodzie i wakacjach, potem przejść do tematu spotkania, którego czas i tak w 30% będzie „zmarnowany” przez (na pozór nic niewnoszące) dygresje. Umówmy się – ludzie tak mają i nie mamy specjalnie możliwości zmienienia ich zachowań i przekonań. Możemy spróbować dopasować się do ich potrzeb.  Dlatego jeśli widzimy, że ciężko nam się porozumieć, że rozmówca ignoruje nasze argumenty i fakty, a zamiast tego „włącza emocje” i głównie na nich się koncentruje, spróbujmy zrobić krok w jego stronę. Dostosujmy naszą komunikację tak, aby z jednej strony osiągnąć NASZ cel, a z drugiej zaspokoić potrzeby rozmówcy.

Skąd będziemy wiedzieli, jakie ma potrzeby? Najłatwiejszy sposób to… zapytać o to bezpośrednio. Czy chce mieć raporty czy opinię? Czy potrzebuje informacji o możliwych zyskach czy też o tym, co ta zmiana będzie oznaczała dla jej/jego pracowników? Jeśli z jakiegoś powodu nie możemy zapytać bezpośrednio, spytajmy osób, które znają (formalnie lub nieformalnie) naszego rozmówcę. Może to być wspólny znajomy czy też asystentka prezesa, na spotkanie z którym się szykujemy. Zapytajmy, jakie są zazwyczaj oczekiwania rozmówcy, co lubi na spotkaniach, czego nie toleruje itp. Jeśli pierwsze spotkanie nie poszło po naszej myśli, możemy kolejnym wypróbować nieco inne podejście – bo będziemy mieli już doświadczenie i obserwacje z poprzedniego.

Jeśli powyższe nie pomaga, jeśli musisz kontaktować się z naprawdę Trudną Osobą, to po pierwsze – zadbaj o siebie, aby różne złe emocje, które w trakcie takich kontaktów odbierasz, miały jak najmniejszy wpływ na Ciebie.

4. Jeśli ktoś Cię wkur…za, nie myśl o nim

Wystarczy, że musisz się z nim spotykać, rozmawiać, raportować, uzgadniać… Zawracaj sobie nim głowę tylko w takim zakresie, w jakim musisz. Najlepiej merytorycznie. Jak już o takiej osobie myślisz, to w kontekście tego, co masz dla niej zrobić. Ewentualnie, jak możesz podejść do kolejnego spotkania. Nie pozwól, aby w innych sytuacjach taka osoba zajmowała Twoje myśli, zajmowała Twój czas. Wystarczy, że stresujesz się spotkaniami z nią.

Pamiętaj, że gdy Ty zajmujesz swój cenny czas myśleniem o niej, ona się tym nie przejmuje, nie interesuje, ma to w nosie. Nie zaprzątaj sobie bez sensu głowy myślami „co ona o mnie myśli”, „co mi powie”, „jak się zachowa”. Jeśli już to robisz to tylko w kontekście celu, jakim jest wymyślenie strategii na rozmowę z nią. Jeśli taka osoba będzie zaprzątała zajmowała Ci głowę w twoim prywatnym czasie, to znaczy, że ta osoba „wygrywa” z Tobą. Czy tego chcesz? Jeśli jej nie lubisz, po co tak dużo o niej myślisz?

5. Stawiaj granice

Umów się najpierw ze sobą, gdzie jest linia, której przekraczania sobie nie życzysz. Co zniesiesz od takich osób, a co dla Ciebie jest niedopuszczalne. Powiedz jej co zrobisz, jak zareagujesz, jeśli takie granice zostaną przekroczone. Przedstaw to nie jako groźbę, ale jako konsekwencje. I bądź konsekwentna/konsekwentny. Kiedy wyznaczona przez Ciebie granica zostanie przekroczona, zareaguj zgodnie z Twoją wcześniejszą deklaracją. Jeśli tego nie zrobisz, Trudna Osoba uzna, że może sobie bezkarnie pozwolić na przekraczanie granic, które Ty postawiłaś/postawiłeś. Chcesz tego?

Przykład: Zamiast: „Jeśli będziesz mnie obrażać to będę miał w nosie Twój temat” powiedz, „Jeśli będziesz mnie obrażać, to zakończymy rozmowę i wyjdę ze spotkania.”

6. Szykując się na spotkanie zapisz sobie to, o czym chcesz porozmawiać

Rozmowa z Trudną Osobą prawie zawsze będzie ciężka. Przygotuj się do niej dobrze – poświęć na to trochę czasu. Napisz sobie, co chcesz w jej trakcie powiedzieć i co osiągnąć. I nie daj się zbić ze swojej ścieżki. Trudna Osoba będzie próbowała Cię wyprowadzić z równowagi, pokazać, że to Ty “jesteś brzydki”. Aby nie dać się wciągnąć w tą grę, w której z góry będziesz przegrany (bo twój adwersarz ma więcej doświadczenia w takich rozgrywkach) korzystaj ze swoich notatek i nie daj się zbić z pantałyku.

7. Jeśli masz jakiś ciężki temat, dołącz do rozmowy trzecią stronę, która spełni rolę świadka

Najlepiej jeśli będzie to ktoś, kogo twój adwersarz poważa czy szanuje (na przykład ze względu na hierarchię czy pozycję tej osoby). Na pewno warto zaangażować trzecią stronę wówczas, kiedy wasze złe relacje są widoczne dla innych, są dyskutowane czy obgadywane. Nie ma wówczas powodu, aby ukrywać taką sytuację. A jeśli ta trzecia strona jest np. szefem twoim i twojego oponenta, wówczas masz szansę pokazać się z dobrej strony i zminimalizować ewentualne skutki pomawiania Ciebie przez niego przed szefem.

8. Jeśli rozmowa nie idzie po twojej myśli, to zakończ ją i daj sobie czas na przemyślenie sytuacji

Gdy pojawiają się rzeczy, których nie przemyślałeś i nie masz pewności, co z tym zrobić, jak na to odpowiedzieć – zbierz opinie, informacje, pomysły. Zakończ rozmowę stwierdzeniem w rodzaju: „Nie dostrzegłem tego aspektu. Muszę mieć czas na przemyślenie. Porozmawiajmy o tym za dwa dni.”. To będzie lepsze niż wymyślanie na miejscu reakcji na nowe wątki. Pamiętaj – Twój oponent ma prawdopodobnie większe doświadczenie niż ty w takich bojach i bez czasu na zebranie myśli/amunicji nie osiągniesz rezultatu, który będzie dla Ciebie satysfakcjonujący.

9. W trakcie rozmów zachowaj spokój

Nie daj się sprowokować do np. nakrzyczenia na adwersarza. Po pierwsze zapewne TO ma w tym większe doświadczenie. Po drugie, to Ty później będziesz się źle czuć wspominając taką rozmowę. Niesmak z własnego zachowania będzie Ci zaśmiecał myśli. Po trzecie zamiast rozładować sytuację jeszcze ją skomplikujesz. I wreszcie, jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce przy świadkach, to zamiast zjednywać sobie sprzymierzeńców będziesz ich tracić. Bo w ich oczach czym się będziesz różnić od Trudnej Osoby? Dlaczego to Ciebie mają popierać, skoro jesteście tacy sami?

10. Przed spotkaniem zadbaj o agendę, o określenie jego celu

Ustal, z czym konkretnie chcesz wyjść ze spotkania. To proste, jeśli to Ty je organizujesz. Jeśli robi to Twój oponent – poproś o taką informację. Jeśli jej nie dostaniesz, to odmów udziału. Kulturalnie: „Dziękuję za zaproszenie, ale muszę odmówić. Mam sporo pracy i muszę się na niej skoncentrować. Nie widzę, w jakim celu mamy się spotkać, co chcemy przez tą rozmowę osiągnąć. Jeśli będę rozumiał, co jest celem rozmowy, spróbuję wygospodarować na nią czas.”. Nawet jeśli ta osoba na ciebie „doniesie” do przełożonego to masz dobry argument – nie wiesz, czemu ma służyć spotkanie, więc nie widzisz powodu, aby jego kosztem opóźniać inne zadania, które otrzymałeś.

11. Nie daj się wciągnąć w „dziwne” dyskusje

Nie pozwól na dygresje, które prawdopodobnie skierują rozmowę w stronę, która będzie korzystna dla TO, a niekorzystna dla Ciebie. Ucinaj kulturalnie te dygresje, proponując powrót do głównego wątku spotkania, do tematu, do agendy. Jeśli spotkanie pójdzie zdecydowanie w inną niż uzgodniona stronę – jak pisałem wcześniej – zbierz fakty, informacje, oczekiwania. Nie komentuj ich. Powiedz, że potrzebujesz czasu do namysłu – to Twoje prawo! Jeśli trzeba spokojnie to zaakcentuj. Niech to będzie nawet godzina, jeden dzień czy 15 minut. Przygotuj się do takiej rozmowy.

12. Rozmawiaj bardzo uważnie

Uważaj na słowa, których używasz. Na opinie, którymi się dzielisz. Zwróć uwagę, czy nie obrócą się przeciwko Tobie. Zadbaj, to co czym mówisz było merytoryczne, poparte faktami, łatwe do udowodnienia, ciężkie do podważenia. Miej przy sobie notatki na temat spotkania i koncentruj się na nich. Zadbaj o to, aby po spotkaniu pojawiły się notatki. Aby dotarły do wszystkich zainteresowanych. Aby Twoje opinie i wypowiedzi były przedstawione tak, jak Ty chcesz. Pamiętaj, że w razie jakiś późniejszych dyskusji, te notatki będą argumentami na Twoją korzyść.

Ostatecznie…

13. Jeśli możesz rozstać się z Trudną Osobą – zrób to!

Pamiętaj, że Twoim prawem jest chronić swoje uczucia, samopoczucie czy zdrowie emocjonalne. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Może jest ona Twoim szefem lub Twoim klientem. Może pracownikiem, którego z jakiś powodów nie możesz zwolnić czy przenieść do innego zespołu. Nie możesz zrobić tego fizycznie – zrób to mentalnie. Skoncentruj się na relacjach zawodowych – zadaniach do wykonania, informacjach do przekazania, dyskusjach do odbycia. Jeśli jest to możliwe, spróbuj ustawić jakiś bufor między sobą a TO. Może to być osoba, która lepiej niż Ty ją toleruje. Może to być narzędzie, które zdejmie część emocji z wzajemnych relacji – na przykład komunikuj się za pomocą emaila, a jeszcze lepiej jakiegoś systemu do zarządzania zadaniami, z którego korzysta więcej osób. Wówczas Twój adwersarz będzie bardziej hamować się w swoich emocjach względem Ciebie. A i Tobie będzie łatwiej skupić się na merytoryce niż na emocjach.

zdjęcia:jannoon028 – pl.freepik.com, rawpixel.com – pl.freepik.com