Warsztaty z Dobrą Porażką dla WOŚP – podsumowanie

Krótkie podsumowanie sobotniej akcji “Warsztaty z Dobrą Porażką” na rzecz WOŚP. Z wdzięczności za otrzymane wsparcie i ku wiedzy osób i organizacji, które chciałby podobne wydarzenie zorganizować na przykład w przyszłym roku, postanowiłem podzielić się wnioskami wyciągniętymi z organizacji warsztatów.

Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy to wydarzenie, którego nie trzeba chyba wyjaśniać żadnemu Polakowi. W 2019 roku około 120 000 wolontariuszy, 1 700 sztabów oraz duża liczba liczba firm i organizacji przyłączyła się do akcji zbierania środków, które zostały przeznaczone na pozyskanie środków na zakup sprzętu dla specjalistycznych szpitali dziecięcych. W roku 2020 WOŚP zbiera środki na zapewnienie najwyższych standardów diagnostycznych i leczniczych w dziecięcej medycynie zabiegowej.

Pomysł włączenia się Fundacji Dobra Porażka do tej inicjatywy pojawił się już w zeszłym roku. Jednak ze względu na duże zaangażowanie w przygotowywanie odbywającej się również w styczniu 2019 konferencji Dzień Porażki, nie podjęliśmy tego wyzwania. W tym roku zdecydowaliśmy się zaangażować w WOŚP.

Postanowiłem publicznie podzielić się informacjami dotyczącymi przygotowania warsztatów wspierających WOŚP oraz wnioskami wyciągniętymi z ich organizacji z dwóch powodów. Po pierwsze, pisanie artykułu zawsze mobilizuje mnie do lepszego ogarnięcia tematu, faktów, danych itp. To podstawa w dobrym uczeniu się z doświadczeń. Na przyszły rok chcę powtórzyć akcję, więc dobrze przepracowane wnioski bardzo się przydadzą 🙂 Po drugie, być może moje doświadczenia i wnioski przydadzą się czytelnikom, którzy planują podobne wydarzenia.

ORGANIZACJA

Organizowanie całego wydarzenia rozpocząłem w czwartek, 2 stycznia. Przyznam się, że nie miałem zielonego pojęcia, co potrzeba zrobić, aby móc wziąć udział w zbiórce WOŚP. Dzięki kontaktowi z Regionalnym Centrum Wolontariatu w Gdańsku (RCW), który był organizatorem gdańskiego sztabu WOŚP, dostałem potrzebne mi informacje. W pierwszej kolejności musiałem ustalić miejsca wydarzenia. Było to potrzebne, aby złożyć w RCW papierowy wniosek o zgodę na stacjonarną puszkę WOŚP. Wniosek ten musi być zatwierdzony przez Fundację WOŚP, co zabiera zwykle do 2 dni. Trzeba przekazać: dane organizatora, personalia opiekuna puszki, informacje o miejscu, gdzie będzie wystawiona oraz czasie, w którym będzie dostępna.

foto: bomaria & Kawa

Miejsce miałem… w głowie :). Bardzo lubię klimatyczną salę konferencyjną w kawiarni Sztuka Wyboru. Porozumienie się z menedżerami lokalu zostało zawarte bardzo szybko. Dostaliśmy do dyspozycji całą dużą salę konferencyjną, na 50 osób, na całą sobotę 11 stycznia. Mogliśmy więc zorganizować kilka 2-3 godzinnych warsztatów. Po zastanowieniu się ustaliliśmy, że zrobimy 3 spotkania po 3 godziny, aby zainteresowani mogli przyjść o pasującej dla nich porze. Plan zakładał wystartowanie warsztatów o 10:00, 14:00 i 18:00. Wyprzedzając nieco dalszą część historii – ponieważ liczba wpływających w pierwszych dniach zgłoszeń uczestnictwa nie była imponująca, a wszyscy zainteresowani zapisywali się na godzinę 10:00 lub 18:00, szybko zrezygnowaliśmy ze środkowego terminu.

Po ustaleniu miejsca, we wtorek, 7 stycznia rano złożyłem wspomniany już wniosek w RCW. I zacząłem trzymać kciuki, aby jak najszybciej został zaakceptowany. Wtorek w dużej części zszedł mi na przygotowywaniu materiałów informacyjnych o warsztatach, przygotowaniu grafiki, przemyśleniu, jakimi kanałami najskuteczniej w krótkim czasie (4 dni!) dotrzeć do osób, które chciałby wziąć udział w wydarzeniu i wesprzeć przy okazji WOŚP. Ustaliliśmy też wewnętrznie, że ze środków Fundacji zapewnimy serwis kawowy uczestników. Wyszło na to, że przydałby się warnik. Po prośbie na Facebooku o użyczenie warnika, odezwały się 2 znajome osoby i zaproponowały ich pożyczenie. Nie ma to jak przyjaciele!

PROMOCJA

Zastawiałem się, czy mogę już promować to wydarzenie nie mając formalnej zgody ze strony Fundacji WOŚP. Zdecydowałem jednak, że jeśli nawet z jakiegoś powodu takiej zgody nie dostanę, to wydarzenie i tak zorganizuję. A uczestników poproszę, aby zamiast do puszki na warsztatach, przekazani datek na WOŚP w inny sposób.

W związku z tym od środy rano dostępne były wydarzenie na Facebooku (na które zaprosiłem chyba wszystkich facebookowych znajomych z Trójmiasta) oraz na evenea. Pojawiły się informacje na profilach naszej Fundacji na Facebooku i LinkedIn. Oczywiście również na prywatnych profilach osób związanych z Fundacją. Umieściłem też lub poprosiłem o umieszczenie informacji o wydarzeniu na kilkunastu grupach facebookowych. Skontaktowałem się z kilkunastu osobami, które mają większe grono obserwujących na Facebooku z prośbą o zamieszczenie informacji o wydarzeniu. Część osób faktycznie to zrobiła.

Facebook, jak to Facebook, zaproponował reklamę wydarzenia. 40 zł łącznie za dotarcie z informacją do 3 500 osób dziennie nie wydawało mi się jakąś dużą kwotą, więc uruchomiłem reklamę. Niestety nie została ona wyświetlona. Facebookowi za dużo czasu zajęło “uczenie się” nie bardzo wiem czego, zamiast po prostu jej publikowanie wybranej przeze mnie grupie użytkowników. Tutaj ewidentnie muszę się poradzić lub dokształcić, jak to zrobić, aby w przyszłości zrobić to skuteczniej…

Od środy do piątku wieczorem opublikowałem kilkanaście informacji o wydarzeniu na Facebooku i LinkedIn, w postaci postów ze zdjęciem czy z filmem oraz kilka relacji na FB. Bardzo mnie cieszyła duża liczba lajków i pozytywnych komentarzy. Było też nieco udostępnień, za które jestem wdzięczny. Lecz nie ukrywam, że przydałoby się ich więcej, aby informacja rozpowszechniała się szerzej.

WARSZTATY

Sobota rano zaczęła się (podobnie jak skończył się piątek wieczorem) od przejrzenia liczby uczestników na evenea. Łącznie zapisało się 17 osób, z czego 8 zapisało się na rano. Na wydarzeniu na FB 14 osób oznaczyło się “weźmie udział”, a 35: “zainteresowany”. W związku z tym liczyłem na udział po ok. 10 osób rano i wieczorem. Z taką myślą zrobiłem zakupy w Selgrosie i chwilę po 9:00 zaczęliśmy ogarniać miejsce wydarzenia.

Pierwsze uczestniczki pojawiły się chwilę przed 10:00. Umówiłem się z obecnymi, że poczekamy do 10:15. I mniej więcej o tej porze rozpoczęliśmy warsztat, w którym wzięło udział 7 osób. Nie ukrywam, że ze względu na zaplanowane ćwiczenie z kartami Failowship, była to zbliżona do minimum liczba osób, które pozwalają przeprowadzić to ćwiczenie w sensowny sposób. Najciekawiej działa ono przy udziale 10 lub więcej osób. Dlatego zależało mi na obecności nieco większej grupy tak, aby przebieg tego ćwiczenia był dla nich bardziej interesujący.

foto: materiały Fundacji Dobra Porażka

Z reakcji uczestników na koniec warsztatów wnioskuję, że byli zadowoleni z udziału i im się podobało. Tak przynajmniej mówili. I na takich wyglądali 🙂 Puszka też była zadowolona z zawartości, którą w niej umieścili 😉

Na warsztaty o 18:00 oczekiwałem z nastawieniem na nieco większą liczbę uczestników. Tak wynikało z rejestracji na evenea oraz z deklaracji kilku osób. O 18:15 okazało się, że warsztat będzie bardzo kameralny. Pojawiły się 2 osoby. W związku z tym zmienił się charakter spotkania i miało ono bardziej indywidualną formę. Porozmawialiśmy o tematach dotyczących istotności i metod uczenia się z porażek. Był czas na to, aby odnieść się do tematów uczestniczek, co jak same powiedziały, było dla nich bardzo pożyteczne. Ćwiczenie z kartami Failowship też miało inną formę. Zamiast po 2 karty, uczestniczki dostały po 5. Mimo rozmowy tylko w jednej parze, odkryły siłę i korzyści metody rozmawiania z wykorzystaniem tych kart.

EFEKT ZBIÓRKI

Jestem bardzo wdzięczny wszystkim uczestnikom warsztatów. Ktoś może powiedzieć, że “mało osób było”. Ja jestem wdzięczny tym, którzy się pojawili, poświęcili swój czas na udział w spotkaniach i wsparli Fundację WOŚP w zbiórce środków na zapewnienie najwyższych standardów diagnostycznych i leczniczych w dziecięcej medycynie zabiegowej.

W niedzielę, w samo południe (no prawie 🙂 ) pojechałem rozliczyć puszkę WOŚP. Do strefy, gdzie przekazywane i przeliczane są pieniądze, jest wstęp ograniczony tylko dla osób z odpowiednimi identyfikatorami. Ponieważ byłem pierwszą osobą “z puszką stacjonarną” i nie miałem identyfikatora (te posiadły osoby, które chodziły z puszkami). Ochrona sali rozliczeń nie do końca wiedziała, czy może mnie wpuścić. Po 5-minutowym zamieszaniu sprawa się wyjaśniła. Wszedłem na strefę bankową. Puszka została przy mnie otwarta a jej zawartość przeliczona. Po dodatkowym krótkim spotkaniu z pracownikami sztabu WOŚP mogłem opuścić strefę rozliczeń i skorzystać z przygotowanego dla wolontariuszy poczęstunku.

Łącznie zebraliśmy 271,60 zł!

Dziękuję w imieniu swoim, Fundacji Dobra Porażka, Fundacji WOŚP oraz przede wszystkim w imieniu dzieci, które skorzystają z urządzeń kupionych również dzięki wpłatom uczestników Warsztatów z Dobrą Porażką!

Swoją drogą – jeśli chcecie zorganizować zbiórkę np. u siebie w firmie, też możecie złożyć wniosek o puszkę stacjonarną w analogiczny sposób, jak ja to zrobiłem. Na liście, którą podejrzałem w sztabie (tylko ilość, nie nazwy firm 😉 ) zobaczyłem około 20 pozycji. Zachęcam, abście w przyszłym roku dołączyli do WOŚP, organizując zbiórkę w swojej firmie. W porozumieniu z dyrekcją oczywiście 🙂

TROCHĘ LICZB

Nim opowiem o wnioskach, przedstawię parę liczb:

  • dni na organizację i komunikację: 8 (2-10 stycznia, w tym 3 dni długiego weekendu, gdzie nie można było zrealizować formalności z RCW i WOŚP)
  • liczba uczestników: 9 (8 pań, 1 pan)
    • mieliśmy przestrzeń dla 3 x 50 osób; przyjąłem, że pojawi się między 10 a 20 osób na każdy z warsztatów; łącznie przynajmniej 30 osób (i tak planowałem katering)
    • liczba uczestników wynikała oczywiście z krótkiego czasu czasu miedzy rozpoczęciem komunikacji i datą wydarzenia – tak jak napisałem wcześniej
    • dynamika rejestrowania się uczestników na evenea oraz na FB (“wezmę udział”) oraz godziny, na które się zarejestrowały spowodowały szybkie podjęcie decyzji o rezygnacji z terminu “w południe” (żadna osoba się nie zapisała do czwartku włącznie); może ktoś by się zapisał, ale przy tak krótkim czasie trzeba podejmować szybkie decyzje; założyłem też, że jak komuś zależy, to dopasuje się do pozostałych 2 terminów; nie miało też sensu rozproszenie małej liczby uczestników na 3 grupy ze względu na planowane ćwiczenie (o czym pisałem wyżej)
    • jak każdy organizator (a rozmawiałem o tym z wieloma) zawsze mam nadzieję na maksymalną liczbę uczestników; i zawsze mam obawy, że jeśli się na to nie przygotuję, to zabraknie przestrzeni, krzeseł, kawy, ciastek…; mimo dużego doświadczenia tak też miałem przed tym wydarzeniem: “Co będzie, jak kupię ciastek na 10 osób a przyjdzie 30?”; to co zrobiliśmy to z jednej strony przygotowaliśmy miejsce (krzesła) dla 20 osób; ale zadbaliśmy też o to, aby mieć dodatkowe siedziska w pobliskim magazynku; katering przygotowaliśmy na 30 osób, bo liczyliśmy na tyle łącznie; jeśli okazało by się , że rano będzie więcej osób, była osoba, która mogła podejść i dokupić potrzebne rzeczy w pobliskim sklepie; na spotkanie wieczorne w razie czego mogliśmy to uzupełnić, bo był na to czas
  • efekt zbiórki: 271,60 zł
    • wielkość kwoty nie jest ważne; każda zebrana suma powiększa pulę pieniędzy przeznaczonych na szlachetny cel i tutaj nie jest wymagany żaden komentarz 🙂
  • efekty promocji i uzyskanego wsparcia :
Wydarzenie na FB
statystyki wydarzenia na FB
liczba unikalnych użytkowników, którzy przeczytali posty Fundacji na LinkedIn – łącznie 31
statystyki na wydarzeniu na evenea

Posty ze profilu Fundacji na FB miały skromny zasięg 704 wyświetleń. Różnica między tą liczną a 7 700 odbiorców wydarzenia na FB wynika stąd, że wszystkie udostępnienia, o które prosiłem zaprzyjaźnione grupy i osoby, kierowały na strony wydarzenia na Facebooku i evenea.

Niestety nie potrafię odczytać statystyk dotyczących mojego prywatnego profilu na FB. Chyba muszę w końcu zamienić go na “profil publiczny”. Natomiast ponieważ na dzisiaj moje posty na moim prywatnym profilu mają co najmniej 4 razy więcej wyświetleń niż te z profilu Fundacji to zakładam, że było to ok. 2 800 wyświetleń. Do tego około 500 wyświetleń i 100 reakcji na 5 przekazanych w tym czasie relacji – też na profilu prywatnym.

WNIOSKI

Czas

Było zbyt mało czasu na organizację, a zwłaszcza na dopełnienie formalności i komunikację marketingową. Nawet jeśli udało się dotrzeć do sporej liczby zainteresowanych dzięki wsparciu grona przyjaciół (7 700 odbiorców informacji o wydarzeniu na FB, 124 wejścia na stronę evenea, z czego niektóre osoby wracały po kilka razy do tej strony), to część zainteresowanych miała już wcześniejsze plany i nie mogło wziąć udziału w wydarzeniu. No i Facebook nie umie w reklamy wydarzeń o krótkich terminach (albo ja nie umiem…). Na przyszłość trzeba konsekwentnie trzymać się wcześniejszych doświadczeń: komunikować tego typu wydarzenie mniej więcej miesiąc wcześniej, z większym natężeniem przez ostatnie 2 tygodnie przed wydarzeniem.

Liczba uczestników

Należy szacować ilość uczestników pesymistycznie, ale mieć plan na ich większą liczbę. Trochę odwrotnie niż w przysłowiu: “Zakładaj najlepsze, ale bądź przygotowany na najgorsze.”. Tutaj akurat skorzystaliśmy z doświadczeń i przygotowania dotyczące sali i kateringu nie były przeskalowane. Mieliśmy też plan działania na wypadek, gdyby dopadło nas szczęście większej liczby uczestników.

Wsparcie

Bardzo dobrze sprawdziły się prośby o wsparcie w propagowaniu informacji o wydarzeniu z wykorzystaniem grup facebookowych oraz znajomych. Poza niezwykłym urokiem niżej podpisanego, znaczenie miał zapewne też fakt, że celem wydarzenia było wsparcie znanej i lubianej “marki”, czyli WOŚP. Z drugiej strony pamiętam, że równie dużą pomoc otrzymałem w zeszłym roku przy propagowaniu konferencji Dzień Porażki, więc może jednak ten urok osobisty i gotowość do wspierania wydarzeń organizowanych przez przyjaciół też pomogły 🙂

PODSUMOWANIE

Jeśli zapytacie, czy to wydarzenie było dla Fundacji sukcesem czy porażką odpowiem z czystym sumieniem: wydarzenie było sukcesem.

Głównym celem było wsparcie WOŚP i cel ten został osiągnięty. Jesteśmy wdzięczni uczestnikom-darczyńcom i cieszę się, że wspólnie mogliśmy dołożyć swoją cegiełkę do inicjatywy, którą całym sercem wspieram od początku jej istnienia.

DZIĘKUJEMY!!!

Przy okazji wydarzenia udało się uzyskać jeszcze drobniejszy sukces: promocję marki Fundacji. Niektóre osoby pierwszy raz dowiedziały się o istnieniu Fundacji i o tym co robimy. To też jest cenna dla nas sprawa – podobnie jak dla wielu innych organizacji wspierających WOŚP 🙂

Niewątpliwym sukcesem wydarzenia było wsparcie otrzymane od naszych przyjaciół, którym serdecznie dziękujemy poniżej (kolejność losowa). Jeśli o kimś zapomniałem (wiecie, wiek, krótka pamięć takie tam…), to koniecznie się przypomnijcie.

Agnieszka Buczyńska, Małgorzata Zaremba, Joanna Mytnik, Magdalena Kalisz, Paweł Szopowski, Roksana Majchrzak, Maria Bomaria, Kawa, Natalia Siuda, Sara Miotk, Elena Zhukowa, Hania Wesołowska, Karolina Kilian, Mateusz Kurleto, Paulina Paula, Bolesław Drapella, Agnieszka Kasprzyk-Mączyńska, Joanna Szuszkiewicz, Patrycja “Pestka” Dendor, Wiktor Jodłowski, Lech Rychliński, Jowita Spychalska, Przemek Karczewski

DZIĘKUJEMY!!!